お昼休みの電話どうされていますか？

会社員をしていたとき電話番なる当番があり

女性社員で回していたのですが、

それはそれは「陰で私だけ回数が多い！」など揉めていました

医院開業時は自分が受付をしていたのでお昼休みは子機を持ち対応

お昼休みに外出するときはスタッフに頼んで応対できていました

開業したてのころは電話も少なかったですし

患者さんが増えると、診療中も昼休みも電話が鳴りっぱなし状態に

さすがに、スタッフにお願いできなくなりパートさんに勤務時間をずらしてもらい

電話対応してもらうようになりました

そうすると今度は患者さんから

「電話がいつも通話中で繋がらない」と

指摘を受けるように

その頃電話が多すぎて、コールセンターのヘッドフォンをつけて

対応する程でした

電話線を2回線にして電話応対だけの受付をもう一人増やす？？？

人件費に見合っているのだろうか電話線開設費用もかかるし

解決策として

・スマートフォンを1台増やし、電話が繋がりにくいときにそちらにかけてもらうようにした

　→手が空いている受付以外のスタッフが出てくれることも

・毎朝、当日の空き時間をホームページに案内することにした

　→その案内も見て電話してくれる患者さんが増えた通話時間の短縮

・お昼休みの電話番のパートさんにはスマートフォンから翌日の患者さんに

　予約の確認電話をしてもらう

　→常に電話が鳴っている状態ではないため、空いている時間を有効活用キャンセル防止

・長くなりそうな電話は事務長のスマホからかけなおす

　→繋がりにくい状態を解消

最後に、インプラントなどハードな外科処置を行った患者さんには私の携帯番号を

緊急連絡先としてお知らせし、24時間対応しています。

以外とかかってこないのです・・・

みなさんも色々工夫されていると思いますが

当医院の電話事情の紹介でした